Huolellisella suunnittelulla avotoimistot toimiviksi

On yleisesti tiedossa, että avotoimistoissa kärsitään mm. melusta  ja työrauhan puutteesta. On vain niukalti tutkimuksia, jossa olisi osoitettu, voidaanko ongelmia lieventää tiloja kehittämällä niin, että tyytyväisyys avotoimistossa paranee. Tuore tutkimus antaa tähän kysymykseen vastauksia, jotka hyödyttävät erityisesti avotoimistoja suunnittelevia tahoja.

Tutkimus toteutettiin avotoimistossa, joka sijaitsi 4 kerroksessa. Toimistossa tehtiin asiakaspalvelua. Johto halusi investoida henkilöstön hyvinvointiin, koska sairauspoissaolot olivat kohonneet. Lisäksi sisäympäristöstä, melusta ja ergonomiasta valitettiin.

Remontti toteutettiin henkilöstön ja johdon kanssa älykkäästi yhteistyössä siten, että kaikkiin tärkeimpiin sisäympäristön haittatekijöihin haettiin kerralla konkreettiset ratkaisut. Sisäympäristöön haluttiin satsata kerralla niin paljon, että voitaisiin nähdä työhyvinvoinnin paranevan.
 
Remontissa tehtiin sekä suuria että pieniä asioita: kaikki kalusteet uusittiin niin, että äänenvaimennus, ergonomia ja käytettävyys olisivat parempia. Valaistuksen hallintaa parannettiin niin, että valaisimen sai sammutettua oman työpisteen kohdalta halutessaan. Taukotiloja ja saniteettitiloja remontoitiin ja sisustusta uusittiin. Lisäksi purettiin pois turhaksi käyneitä huoneita, jolloin avotoimistoa voitiin väljentää.

Kaikkiin kerroksiin rakennettiin pieniä neuvottelutiloja, joissa voi käydä yksityisluontoisia keskusteluja. Lisäksi tupakkahuoneet poistettiin kerroksista. Lisäksi vetoa ja kuumaa voitiin pienentää siirtämällä ikkunaseinää lähimmät työpisteet hieman kauemmas seinästä.

Sisäympäristöön oli tyytyväisiä ennen remonttia 30 % vastaajista ja sen jälkeen 90 %. Muutosprosessi johdettiin älykkäästi siten, että henkilöstön annettiin osallistua tärkeimpiin päätöksiin ja kaikesta muutokseen liittyvästä viestitettiin mahdollisimman avoimesti. Tämän seurauksena myös työtyytyväisyys parani merkitsevästi: ennen remonttia tyytyväisiä työhönsä oli 58 % vastaajista. Remontin jälkeen luku oli 75 %. Remontin kustannus oli 200 euroa neliömetriä kohti. Esimerkiksi peruskorjauskustannus on yleensä viisinkertainen.

Yli puolet toimistotyöläisistä työskentelee avotoimistoissa Suomessa. Tilatehokkuusvaatimusten kiristyminen ajaa enenevässä määrin työntekijöitä avotoimistoihin. Tämä tutkimus osoitti, että kohtuullisin sisäympäristö- ja ergonomiainvestoinnein saatiin tyytyväisyys korkeaksi avotoimistossa, jossa tilatehokkuus oli suuri. Tutkimustulos kannattaa ottaa huomioon uusissa toimitilahankkeissa, joissa henkilöstöä siirretään aiempaa ahtaampiin tiloihin.
 
Tutkimus oli osa TOTI-projektia, jonka toteuttivat Turun AMK, Turun yliopisto, Työterveyslaitos, Aalto-yliopisto ja Satakunnan AMK.
 
Tutkimus on julkaistu Journal of Environmental Psychology –lehdessä ja sitä pääsee lukemaan oheisen linkin kautta 12.3.2016 asti ilmaiseksi. (http://authors.elsevier.com/a/1SQ3tzzKCqyVA).