Projektit hyötyvät ketterien menetelmien käytöstä

Projektiaiheisessa ammattitapahtumassa kuultiin mielenkiintoisia ja ajankohtaisia puheenvuoroja ketteristä menetelmistä ja niiden hyödyntämisestä projektitoiminnassa. Ja uskottava se on – kyllä ketteriä menetelmiä kannattaa käyttää.

Teksti: Johanna Stenroos-Vuorio
Kuvat: Suvi Harvisalo

Aamutilaisuuden aloitti Karl-Johan Spiik. Hän työskentelee Tieto Oyj:llä Solution Architectina, jossa hänen työnsä pääpaino on muuttaa asiakkaan bisnestarpeita määrittelyiksi, suunnitella järjestelmiä pääasiassa SharePoint-alustalle ja ohjata offsource-tiimejä projektien toteuttamisessa.

Spiik on työskennellyt Scrum-metodin kanssa vuodesta 2010 asti ja hän on työssään päässyt soveltamaan eri projektityöntekemisen malleja.

Microsoft-sertifikaattejakin yhteensä 15 kappaletta suorittanut Spiik puhuu Scrumin puolesta, erityisesti sen järjestelmällisyyden vuoksi.

- Projektissa on tärkeää määritellä välitavoitteita, koska tällöin saadaan projektiryhmälle onnistumisen kokemuksia. Samalla saadaan ikään kuin ”putsattua pöytä” aina välillä. Tämä vähentää projektiryhmäläisten stressin tunnetta, Spiik miettii.

Usein pois jätettävä Retrospective on Karl-Johan Spiikin mukaan erityisen tärkeä, koska se hitsaa porukan yhteen ja samalla koko prosessi hioutuu paremmaksi.

Spiikin mukaan ongelmana kuitenkin on, että projektipäälliköt eivät useinkaan ymmärrä tällaisen palautetilaisuuden tärkeyttä. Projektissa kun on tärkeää, että kaikki kokevat äänensä tulleen kuulluksi.

Nopeutta ja yhdessä tekemisen voimaa

Jari Jokiaho johtaa Ohjelmat ja Projektit (PMO) -yksikköä DNA Oyj:llä. Jokiahon vastuualueeseen kuuluu kehitysportfolion hallinta ja menetelmien kehittäminen. Lisäksi hän toimii ohjelmien vetäjien, projektipäälliköiden sekä Scrum Mastereiden esimiehenä.

Tilaisuudessa Jokiaho kertoi käytännön kokemustensa perusteella mm. perinteisen organisaation ketteröittämisestä.

- Kun DNA:lla noin kymmenen vuotta sitten herättiin ketterien tiimien käyttöön, olivat ensimmäiset projektiryhmät kuin nuotiopiirejä, jotka houkuttelivat ihmisiä puoleensa, Jokiaho kuvaa kehitystä.

Yrityksenä DNA:n taustat ulottuvat yli 100 vuoden taakse, joten taustalla vaikuttava kulttuuri on pitkä. Miten sitten yritys varmistaa ketteryyden?

- Ei ole ollutkaan aivan selvää, että ketterät menetelmät otetaan käyttöön, sillä taustalla vaikuttavat pitkät perinteet perinteisestä projektimaailmasta.  Hienoa kuitenkin on, että 10 vuotta sitten suoraan tekijätasolta tuli tarpeita siihen, että haluttiin lähteä kokeilemaan ketteriä menetelmiä, Jokiaho muistelee.

Näistä kymmenen vuoden takaisista kokeiluista syttyikin ketteryyden kipinä DNA:lla.

- Menetelmät ovat tuoneet mukanaan nopeutta ja yhdessä tekemisen voimaa. Vähitellen tietoisuus menetelmistä lähtikin leviämään organisaatiossa, ja laajemminkin alettiin ymmärtää kettärästi tehdyn kehityksen edut suhteessa perinteisempään malliin, Jokiaho kuvaa.

Pari vuotta sitten alettiinkin tehdä merkittävien kokoluokkien projekteja ketterillä menetelmillä, perinteiset menetelmät unohtaen.

- Mutta muistakaa, että tämä kuten kaikki muutkin uudet mallit kannattaa ottaa käyttöön pieni palanen kerrallaan, vinkkasi Jokiaho vielä lopuksi.

Teppo Nurminen toimii Suomen Projekti-Instituutti Oy:ssä toimitusjohtajana, valmentajana ja konsulttina. Viimeisten kuuden vuoden ajan hän on kehittänyt organisaatioiden toimintaprosesseja ja johtamismenetelmiä, valmentanut projektipäälliköitä alan parhaisiin käytäntöihin sekä ohjannut kymmenien asiakkaiden projektikulttuurin jatkuvaa kehittämistä.

Nurmisen mukaan on tärkeää tunnistaa, mikä tekeminen voisi olla iteratiivista, ketterää (osittain päällekkäiset termit) ja mikä sitten pitääkin suunnitella hyvin jo etukäteen? Projektin hyöty nimittäin alkaa karttua vasta siinä vaiheessa, kun kaikki osaprojektit yms. ovat valmiina.

Nurminen luetteli listan asioita, joita ketteryys vaatii.

- Tiimin tulee olla pysyvä ja ristiinosaamisen asteen tulee olla korkea. Lisäksi tiimin tulee saada keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Sivusta ei saisi tulla muita tehtäviä, jotka keskeyttävät tekemisen, miettii Nurminen.

Tapahtumajärjestäjän näkökulmia ja Projektiyhdistys ry:n terveiset kuulijoille

Riku Räsänen totesi heti alkuun tuovansa aamiaistapahtumaan ei-ammattilaisen näkökulman projektien järjestämisestä. Räsänen tunnetaan parhaiten Raumanmeren Juhannus -tapahtuman (RMJ) perustajana. Tällä hetkellä Räsäsellä työn alla ovat kesäkuussa järjestettävän Raumanmeren Juhannus 2017 - tapahtuman järjestelyt sekä Rauman maauimalan peruskorjausprojekti.

RMJ-organisaatiosta puhuttaessa käy nopeasti ilmi, ettei kyseessä ole aivan pieni pyöritettävä projekti. Räsänen mieltää itsensä 24/7/365 projektipäälliköksi, ja tukena hänellä on noin 20 henkilön ydinporukka.

Tapahtuman lähestyessä projektiryhmä kasvaa merkittäväksi, ja tapahtumapäivien aikana koossa on jo lähes 3000 henkilön projektiryhmä: melkoinen porukka käsiteltäväksi.

Räsäsen mukaan tärkeää onkin kaikenlainen ennakkopohdinta. Varsinaisia projektihallinnan työkaluja RMJ-tiimillä ei vielä ole käytössään, mutta Räsäsen mukaan tänä aamuna on opittu sen verran, että jatkossa mahdollisesti on.

Timo Saros on toimitusjohtajana Projektiyhdistys ry:ssä (https://www.pry.fi/). Aamiaistilaisuudessa Saros kertoi kuulijoille yhdistyksen toiminnasta ja kehotti osallistumaan erilaisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin, joita yhdistys järjestää.

Toukokuinen aamiaistapahtuma oli suunnattu Varsinais-Suomen alueen projektitoiminnan ja -johtamisen ammattilaisille ja projektiliiketoiminnasta kiinnostuneille. Tapahtuma käsitti useita puheenvuoroja ja case-esimerkkejä ketterien menetelmien hyödyntämisestä projekteissa. Samalla tietysti verkostoiduttiin.

Onnistunut Projektiaamiainen-tilaisuus innosti järjestäjiä, jotka olivat Turun AMK:n projektijohtamisen koulutuksen opiskelijoita. Tapahtumalle on varmasti tulossa myös jatkoa.