Sivu päivitetty 21.11.2017

Uusi opas auttaa taloushallinnon digitalisoimisessa

Digitalisoituminen, sähköinen asiointi ja pilvipalveluiden yleistyminen muuttavat merkittävästi yrityksen taloushallintoa. Hyötynä tässä muutoksessa ovat esimerkiksi sellaiset tietokannat ja palvelut, joihin päästään käsiksi vuorokauden ympäri paikasta riippumatta.

Teksti ja kuvat: Johanna Stenroos-Vuorio

Turun ammattikorkeakoulu on julkaissut oppaan sähköiseen taloushallintoon siirtyville. Opas  Digitalous – Opas sähköisen taloushallinnon käyttöönottajille on suunnattu erityisesti pienille yrityksille ja ammatinharjoittajille.

Oppaan tarkoituksena on alentaa digitaalisten palveluiden aloituksen kynnystä ja rohkaista yrityksiä ottamaan niiden hyödyt käyttöön. Opas soveltuu myös yksityishenkilöille sähköisen asioinnin tueksi.

– Digitalisointi aloitetaan tyypillisesti siirtymällä sähköiseen laskutukseen, jonka jälkeen on luontevaa jatkaa automatisoimalla esimerkiksi kirjanpitoa ja viranomaisraportointia. Sähköisten palveluiden käyttöönotto on helppoa eikä välttämättä vaadi merkittäviä taloudellisia uhrauksia, laskentatoimen, lehtori Pirjo Varanka Turun ammattikorkeakoulusta kertoo.

Pk-yritysten kannustaminen kohti sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä

Näytä lisää

Taloushallinnon digitalisoituminen on aihe, josta Turun ammattikorkeakoulussa on tehty runsain mitoin opinnäytetöitä.  Opinnäytetöitä ohjatessaan lehtori Pirjo Varanka huomasi, miten keskeisiä ja useita toimijoita askarruttavia asioita taloushallinnon digitalisoitumisen osa-alueet ovat. Samalla Pirjo Varanka huomasikin pohtivansa, voisiko opinnäytetöiden materiaalia ja töitä itsessään jalostaa eteenpäin.

– Pohdin, että näkökulmaa aavistuksen laajentamalla olisi oivallista tuoda tätä tutkittua tietoa laajempaankin käyttöön, Varanka kertoo.

Vuonna 2015 käynnistettiinkin projekti, jonka tarkoituksena oli kannustaa pk-yrityksiä ottamaan käyttöön sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä. Mukaansa projektiin Pirjo Varanka sai neljä aiheesta innostunutta liiketalouden koulutusohjelman aikuisopiskelijaa, jotka perehtyivät aiheeseen laajasti työstäen samalla opinnäytetöitä aiheesta.

Oppimista tuli enemmän kuin yksin tekemällä olisi ollut mahdollista

Näytä lisää

Haasteena koko prosessin ajan oli se, että aiheen rajaaminen nykymuotoonsa oli vaikeaa, sillä tärkeää ja mielenkiintoista asiaa, jota teokseen haluttiin liittää, tuli lisää ja lisää.

– Kaikkein mahtavinta tässä on kuitenkin ehdottomasti ollut se, miten innoissaan opiskelijat aiheesta olivat. Kyllä sellainen innostaa myös ohjaajaa. Aihe oli kaikin puolin sopiva ja kiinnostava juuri tälle ryhmälle, jolla oli jo näkemystä työelämän tarpeista ja eri alojen työkokemusta, Varanka toteaa.

Anne Samppala on itsekin yrittäjänä toimiessaan pohtinut oppaassa käsiteltäviä asioita.

– Innostuin todella kuullessani tästä projektista. Olen itsekin yrittäjänä jo pitkään tiedostanut sen, että pian pitää siirtyä sähköiseen taloushallintoon kuten verkkolaskuihin, Samppala kertoo.

Digitalisoituminen, sähköinen asiointi ja pilvipalveluiden yleistyminen muuttavat merkittävästi yrityksen taloushallintoa. Tämä ajatus mielessään tekijät lähtivät pohtimaan, mitä osioita mukaan otettaisiin.

– Mind mapista me aloitimme ja sen jälkeen jaoimme aihealueita keskenämme kiinnostuksen mukaan, tekijät muistelevat.

Mervi Hyypiää on koko ajan kiinnostanut erityisesti laskutus, jota hän on työpaikoillaan hoitanut.

– Kun sitten aloitimme ja jaoimme osioita, halusin kaiken laskutukseen liittyvän, Hyypiä kertoo.

Kirjoittajien välinen yhteistyö sujui tehokkaasti ja ongelmitta. Käytännössä kukin etsi tietoa, jota sitten käytiin yhdessä läpi. Tekstejä luettiin ristiin ja porukalla mietittiin, mitä asioita mukaan sisällytetään ja mitkä vastaavasti jätetään pois. Verkkomaksamisen osio on tehty erillisenä johtuen siitä, että tekijä työskenteli jo tuolloin pääkaupunkiseudulla.

Petri Mäkikangas toteaa, että käsitelty aihe (digitalous) on tärkeä ja erittäin ajankohtainen:

– Heti projektin alussa mietinkin, että aihe on todella mielenkiintoinen mutta erittäin laaja. Pohdintani ei osunut aivan väärään, sillä opinnäytetyömme laajeni käsittelyssämme koko ajan, Mäkikangas muistelee kirjaprosessin vaiheita.

Aiheen laajuuden vuoksi ohjausta tarvittiin. Kirjoittajien mukaan olikin huojentavaa, miten lehtori Varanka osasi rajata asiaa sopivasti ja ohjata muutoinkin prosessissa eteenpäin.

Ohjaavan opettajan näkökulmasta projekti oli mielenkiintoinen.

– Oppimista ja osaamista tuli enemmän kuin yksin tekemällä olisi milloinkaan ollut mahdollista. Mutta näinhän tiimityössä usein onkin. Kaikkien vahvuudet mukaan tuomalla synnytetään jotakin aivan uutta, Pirjo Varanka sanoo.

Yhdessä tehty tutkimustyö muotoutuu julkaisuksi

Näytä lisää

Eipä ryhmä alussa tiennyt lähtevänsä tekemään julkaisua. Julkaisuprosessia alettiinkin pohtia vasta, kun yhdessä todettiin, miten hyödyllisiä asioita opinnäytetöissä ja projektin aikana on käsitelty. Opinnäytetöiden ollessa loppusuoralla, mietimme keinoja keräämämme tiedon ja osaamisen jakamiseksi muille.

– Kyllä me halusimme tuoda tämän tiedon myös muiden käyttöön, tekijät kertovat.

Opinnäytetöissä oli kuitenkin paljon myös sellaista tietoperustaan liittyvää materiaalia, joka ei materiaalin pohjalta julkaistussa oppaassa ole tarpeellista.

Yhdessä kehiteltiin ajatusta oppaasta taloushallinnon digitalisoitumiseen liittyen. Kaikki projektissa mukana olleet opiskelijat valmistuivat  tradenomeiksi siinä vaiheessa, kun opas oli suunnitteilla.

– Oppaan tekeminen oli siinä mielessä helppoa, että tietoperusta oli olemassa ja karsinta tekijöiden näkökulmasta keskeisiin aihepiireihin oli tehty jo aiemmin. Haasteena oli laajan materiaalin tiivistäminen ja esittämistavan keksiminen. Oppaan työstämiseksi Petri Mäkikangas jatkoi projektissa assistenttina valmistumisensa jälkeen ja opas saatiin valmiiksi, Varanka kertoo.

Opas pk-yrittäjille ja yksityishenkilöille

Näytä lisää

Tekijät, Anne Samppala, Mervi Hyypiä, Petri Mäkikangas, Sonja Jalonen sekä Pirjo Varanka, ovat oppaaseen tyytyväisiä. Se on konkreettinen ja alentaa digitaalisten palveluiden aloituksen kynnystä. Oppaan avulla tekijät haluavat rohkaista yrityksiä ottamaan digitaalisten palveluiden hyödyt käyttöön.

Tekijät ovat yhtä mieltä siitä, että teosta voi suoraan suositella pk-yrittäjille mutta myös yksityishenkilöille. Koska julkaisu on opaskirjamainen, voi siitä lukea vain pätkän ja saada täsmätietoa juuri siihen digitalous-asiaan, jota milläkin hetkellä etsii. Esimerkkinä he mainitsevat osion sähköisestä tunnistautumisesta.

– Se on aivan yleisluontoista tietoa ja sopii aivan hyvin kenelle tahansa yksityisellekin ihmiselle.

Tekijät lupaavat, että oppaassa tätä hankalalta kuulostavaa asiaa avataan hyvin kansantajuisesti. Kannattaa siis tutustua!

Miten toimii sähköinen allekirjoitus? Miten siirtyä verkkolaskutukseen? Mitä tarkoittaa tietoturvallinen tunnistautuminen? Digitalous – opas sähköisen taloushallinnon käyttöönottajille vastaa näihin ja moniin muihin kysymyksiin. Lisäksi opas esittelee pilvipalvelujen käyttömahdollisuudet sekä keskeisiä digitaaliseen asiointiin liittyviä lakeja ja säännöksiä. Ladattavan oppaan linkeistä pääsee suoraan palveluihin ja toimintoihin. Koska ala kehittyy ja palvelut muuttuvat nopeasti, lukija pääsee näin linkeistä käsiksi ajantasaisimpaan tietoon.

Tutustu ja lataa ilmaiseksi Lokissa Digitalous – opas sähköisen taloushallinnon käyttöönottajille (Pirjo Varanka, Petri Mäkikangas, Mervi Hyypiä, Sonja Jalonen & Anne Samppala).