Monitilatoimistossa huomioitava myös hiljaiset työtilat

– Yhteistyöhön ei voi panostaa hiljaisen yksilötyön kustannuksella, sillä ilman riittäviä keskittymismahdollisuuksia molemmat takkuavat. Monitilatoimiston keskeisenä tarkoituksena on tukea monipuolisia työtehtäviä, joten tilat on suunniteltava tukemaan myös työrauhaa, toteaa Turun ammattikorkeakoulun Sisäympäristö-tutkimusryhmän tutkija, psykologi Annu Haapakangas.

Turun AMK:n Sisäympäristö-tutkimusryhmä tutki Työsuojelurahaston tuella kahden julkisen sektorin organisaation tilamuutosprosessia. Tutkimus tuotti kaivattua tietoa monitilatoimiston vaikutuksesta työympäristön kokemiseen ja työhyvinvointiin.

Monitilatoimistot tarjoavat monenlaisia tiloja: avotoimistotyyppistä työtilaa, hiljaisia tiloja keskittymistä varten, puhelinkoppeja ja erikokoisia kokous- ja neuvottelutiloja yhteistyötä ja vuorovaikutusta varten. –Monitilatoimistojen oletetaan olevan työntekijöiden tyytyväisyyden kannalta avotoimistoja parempia. Tutkimustietoa on kuitenkin varsin vähän etenkin niistä monitilatoimistoista, joissa on henkilökohtaiset työpisteet, Haapakangas sanoo.

Haapakankaan mukaan suuntauksen taustalla vaikuttaa kolme megatrendiä.
– Ensinnäkin halutaan tilatehokkuutta ja kustannussäästöjä muun muassa energiakuluissa. Toiseksi halutaan modernisoida työtapoja, mikä tarkoittaa modernin mobiiliteknologian mahdollistamaa paperittomampaa ja monipaikkaista, liikkuvampaa työskentelyä. Tästä syystä omaa henkilökohtaista työtilaa tarvitaan huomattavasti vähemmän. Kolmanneksi asiantuntija- ja tietotyössä korostetaan nykyään yhä enemmän yhteistyötä, ja sen uskotaan edistyvän, kun työtä tehdään yhteisissä tiloissa. Tosin tutkimusnäyttö siitä on ollut ristiriitaista. Siitä huolimatta yksilötyö ja sen vaatima rauha saatetaan kokea jopa uhaksi yhteistyötä korostettaessa.

Tutkitut organisaatiot muuttivat huonetoimistosta monitilatoimistoon. Huonetoimistossa useimmilla oli ollut oma huone, monitilatoimistossa heillä oli avotilassa omat, nimetyt työpisteet.

Organisaatioissa tehtiin kyselyt ennen ja jälkeen muuton. Kysymyksistä muodostettiin kolme keskeistä summamuuttujaa: työympäristön häiriötekijät (esimerkiksi melu, keskeytykset), yhteistyön kokeminen (esimerkiksi yhteistyön tehokkuus), ja stressioireet (esimerkiksi väsymys).

– Kohteessa A uuteen työympäristöön oltiin keskimäärin tyytyväisiä, ja työhyvinvointi jopa parani. Kohteessa B työntekijät kokivat työympäristömuutoksen kielteisesti. Häiriötekijät ja stressioireet lisääntyivät, tyytyväisyys työympäristöön ja kokemus yhteistyöstä heikentyivät, Haapakangas kertoo.

Ratkaisevaksi eroksi osoittautui hiljaisten tilojen määrä ja hyvä saavutettavuus.

Kohteessa A tiloja hiljaiseen yksilötyöhön oli runsaasti joka kerroksessa. Yhdessä hiljaisessa tilassa oli yhdestä kahteen työpistettä, ja hiljaisten työpisteiden määrä vastasi 40:tä prosenttia työntekijämäärästä.
Kohteessa B sen sijaan oli paljon erilaisia kokous- ja neuvottelutiloja, mutta varsinaisia hiljaisen työn huoneita oli vain yksi: siellä oli kahdeksan työpistettä. Määrä riitti seitsemälle prosentille henkilöstöstä. Työtilat sijaitsivat kahdessa kerroksessa, mutta hiljainen tila oli vain toisessa kerroksessa – talon toisessa päädyssä. Hiljaisiin tiloihin siirtyminen oli huomattavasti vaikeampaa kuin kohteessa A.

Haapakankaan mukaan tulokset osoittavat, että monitilatoimisto on käsitteenä liian yleisluontoinen, jotta sen perusteella voisi yksioikoisesti tehdä johtopäätöksiä työympäristötyytyväisyydestä, työhyvinvoinnista tai yhteistyön onnistumisestakaan.

– Monitilatoimistot voidaan toteuttaa eri tavoin: ne eroavat toisistaan tilatehokkuuden ja tilankäytön suhteen. Tutkimuksessamme nousivat hiljaisten työtilojen riittävä määrä ja helppo saavutettavuus, jotka selittivät muutoksen myönteistä kokemista.

Aihetta käsitellään perjantaina 27.1. klo 9 alkaen Työsuojelurahaston "Tutkimus tutuksi" -tapaamisessa, jota voi seurata suorana osoitteessa http://unionimedia.fi/live-2/